Polityka Prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

2. Zakres przetwarzanych danych

Zbieramy i przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

2.1. Dane podstawowe (wszystkie rodzaje członkostwa)

• Imię i nazwisko
• Adres email
• Numer telefonu
• Data urodzenia
• Adres zamieszkania (ulica, kod pocztowy, miasto, województwo)
• Typ członkostwa (zwyczajne/wspierające/honorowe)

2.2. Dane wrażliwe (szyfrowane)

• PESEL - opcjonalnie, szyfrowany algorytmem AES-GCM
• NIP - opcjonalnie dla faktur VAT, szyfrowany

2.3. Dane finansowe

• Historia płatności składek członkowskich
• Dane do faktur VAT (jeśli wymagane)
• Informacje o transakcjach (ID transakcji, data, kwota, status)

2.4. Dane techniczne

• Adres IP (przechowywany w audit log dla bezpieczeństwa)
• User-Agent przeglądarki (przechowywany w audit log)
• Logi systemowe (data i czas operacji w systemie)

2.5. Dane dla osób prawnych (członkowie wspierający)

• Nazwa firmy/organizacji
• NIP
• Adres siedziby
• Dane przedstawiciela ustawowego

2.6. Dane publicznej wizytówki gabinetu (dobrowolne)

Aktywni członkowie zwyczajni z uprawnieniami mogą w Panelu Członka opublikować wizytówkę gabinetu na stronie Akupunkturzyści. Wizytówka zawiera:

• Imię i nazwisko oraz numer członkowski (z danych członka)
• Nazwę gabinetu
• Adres gabinetu albo tylko miasto (wybór członka) oraz województwo
• Telefon, email i adres strony www gabinetu (podane przez członka)

Adres zamieszkania podany przy rejestracji nie jest wykorzystywany w wizytówce.

3. Podstawa prawna przetwarzania

Państwa dane osobowe przetwarzamy na podstawie:

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - Wykonanie umowy

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy członkostwa w Stowarzyszeniu. Obejmuje to rejestrację, administrację członkostwem, komunikację z członkami.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - Obowiązek prawny

Wystawianie faktur VAT, prowadzenie ksiąg rachunkowych, raportowanie do KRS, GUS, Urzędu Skarbowego.

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - Prawnie uzasadniony interes

Dochodzenie roszczeń, zapobieganie oszustwom, bezpieczeństwo systemów informatycznych.

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - Zgoda

Wyrażona podczas rejestracji poprzez akceptację niniejszej Polityki Prywatności.

Publikacja wizytówki gabinetu odbywa się wyłącznie na podstawie odrębnej zgody, wyrażonej w Panelu Członka przy pierwszej publikacji. Zgodę można wycofać w każdej chwili przyciskiem „Wycofaj z publikacji” albo kontaktując się z nami.

4. Cel przetwarzania danych

Państwa dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Realizacja członkostwa - zarządzanie statusem członka, wydawanie certyfikatów, komunikacja
2. Obsługa płatności - przyjmowanie składek, wystawianie faktur VAT, rozliczenia finansowe
3. Komunikacja - wysyłka emaili powitalnych, przypomnień o składkach, informacji o szkoleniach
4. Organizacja szkoleń i imprez - rejestracja na wydarzenia, rezerwacje, kontakt z uczestnikami
5. Obowiązki prawne - sprawozdania do KRS, US, GUS; archiwizacja dokumentów księgowych
6. Bezpieczeństwo - wykrywanie i zapobieganie oszustwom, audyt działań administratorów
7. Statystyki - anonimowe statystyki liczby członków, przyrostu, geografii (bez danych osobowych)
8. Publiczna wizytówka gabinetu - na życzenie członka udostępnienie pacjentom danych kontaktowych gabinetu na stronie Akupunkturzyści

5. Odbiorcy danych (przekazywanie osobom trzecim)

W celu realizacji członkostwa oraz świadczenia usług przekazujemy Państwa dane osobowe następującym podmiotom (procesorzy danych):

5.1. Podmioty obsługujące płatności

• Krajowy Integrator Płatności S.A. (tpay.com) - obsługa płatności online (BLIK, karty, przelewy)

5.2. Podmioty obsługujące faktury

• IFIRMA S.A. (fakturownia.pl) - generowanie i przechowywanie faktur VAT

5.3. Podmioty obsługujące email

• Resend, Inc. (resend.com) - wysyłka aktualności Stowarzyszenia do członków (mailing); domena wysyłkowa w regionie UE (Irlandia); Resend, Inc. jest podmiotem z USA — przekazanie danych odbywa się na zasadach opisanych w pkt 6. Członek może wypisać się z aktualności linkiem w każdej wiadomości, nadal otrzymując wiadomości związane z członkostwem i płatnościami

5.4. Dostawca infrastruktury IT

• Cloudflare, Inc. - hosting strony (Pages), baza danych (D1), storage (R2), CDN, ochrona DDoS

5.5. Organy publiczne

W uzasadnionych przypadkach dane mogą być przekazane organom państwowym (US, GUS, KRS, Sąd, Policja) na podstawie obowiązku prawnego.

5.6. Publiczne udostępnienie danych wizytówki

Dane opublikowanej wizytówki gabinetu (pkt 2.6) są dostępne dla każdego odwiedzającego stronę i mogą zostać zindeksowane przez wyszukiwarki internetowe. Wizytówka jest widoczna tylko w okresie aktywnego członkostwa; po wygaśnięciu lub zawieszeniu członkostwa jest automatycznie ukrywana. Po wycofaniu z publikacji znika ze strony od razu, jednak kopie w wynikach wyszukiwarek mogą pozostawać widoczne do czasu ich odświeżenia przez operatorów wyszukiwarek.

Umowy powierzenia: Z wszystkimi procesorami danych zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.

6. Transfer danych poza EOG

Niektórzy nasi procesorzy danych (Cloudflare, Resend) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).

Transfer danych odbywa się na podstawie:

• Standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO)
• Decyzji Komisji Europejskiej o adekwatnym poziomie ochrony (jeśli dotyczy)
• Certyfikacji EU-U.S. Data Privacy Framework (dla podmiotów z USA)

7. Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe przechowujemy przez następujące okresy:

Kategoria danych	Okres przechowywania
Dane członków aktywnych	Przez cały czas członkostwa + 5 lat po wystąpieniu
Faktury VAT	5 lat od końca roku podatkowego (Ustawa o rachunkowości)
Dane księgowe	5 lat (obowiązek prawny)
Audit log (IP, User-Agent)	12 miesięcy
Certyfikaty PDF	Przez cały czas członkostwa + 2 lata
Wizytówka gabinetu	Publikacja: do wycofania przez członka. Dane wizytówki (także niepublikowanej, zapisanej w Panelu Członka) przechowujemy do czasu usunięcia danych członka i usuwamy je razem z kontem
Mailing aktualności (Resend: adres email, imię, nazwisko)	Do czasu usunięcia danych członka — kontakt jest wtedy automatycznie usuwany także z Resend; wypisanie z aktualności wstrzymuje wysyłkę

Po upływie okresu przechowywania dane są trwale usuwane z systemów (GDPR hard-delete).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

8.1. Prawo dostępu (art. 15 RODO)

Prawo do uzyskania informacji, jakie dane przetwarzamy oraz otrzymania kopii tych danych.

8.2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)

Prawo do poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

8.3. Prawo do usunięcia - "prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO)

Prawo do żądania usunięcia danych, jeśli nie są już niezbędne do realizacji członkostwa.

Uwaga: Nie dotyczy danych, które musimy przechowywać ze względów prawnych (np. faktury VAT - 5 lat zgodnie z przepisami podatkowymi).

8.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Prawo do zażądania tymczasowego wstrzymania przetwarzania danych w określonych sytuacjach (np. w trakcie weryfikacji prawidłowości danych).

8.5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi.

8.6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w określonych sytuacjach.

8.7. Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO)

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją w każdej chwili wycofać. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem zgody.

Jak skorzystać z powyższych praw?

W celu realizacji swoich praw prosimy o kontakt z Administratorem:

• Email: prezes@akupunkturzysta.org
• Telefon: +48 609 108 762

Odpowiemy na Państwa żądanie w ciągu 30 dni od jego otrzymania (zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO).

8.8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

W przypadku naruszenia RODO mają Państwo prawo wnieść skargę do:

9. Bezpieczeństwo danych

Zgodnie z art. 32 RODO stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym:

• Szyfrowanie danych wrażliwych (PESEL, NIP) oraz transmisji (SSL/TLS)
• Kontrolę dostępu - dane dostępne tylko dla upoważnionych osób z Zarządu
• Regularne kopie zapasowe danych
• Procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa
• Umowy powierzenia przetwarzania z podmiotami zewnętrznymi
• Minimalizację danych - zbieramy tylko to, co niezbędne

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych poinformujemy o tym Urząd Ochrony Danych Osobowych oraz osoby, których dane dotyczą (jeśli naruszenie może skutkować wysokim ryzykiem naruszenia praw i wolności).

10. Pliki cookies

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies (tzw. ciasteczka) w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania serwisu oraz bezpieczeństwa przetwarzania danych.

Rodzaje cookies:

• Cookies niezbędne - umożliwiają korzystanie z podstawowych funkcji strony (logowanie, sesje). Są niezbędne do działania serwisu.
• Cookies bezpieczeństwa - służą ochronie przed nieautoryzowanym dostępem i atakami.

Uwaga: Nie stosujemy cookies marketingowych ani analitycznych. Nie śledzimy zachowań użytkowników w celach reklamowych.

Możesz kontrolować i usuwać pliki cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej. Wyłączenie cookies może jednak wpłynąć na prawidłowe działanie niektórych funkcji strony.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na osobę, której dane dotyczą.

12. Kontakt w sprawach danych osobowych

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:

13. Zmiany Polityki Prywatności

1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności.

2. O istotnych zmianach poinformujemy członków emailem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie.

3. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod adresem: www.akupunkturzysta.org/polityka-prywatnosci

4. Data ostatniej aktualizacji widoczna jest na górze dokumentu.